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Xerox DocuShare est une plate-forme de gestion de contenus d’entreprise (ECM) qui permet de résoudre les problèmes métier
liés à la gestion des informations : Docushare numérise, traite et partage les contenus.
Pourquoi Xerox DocuShare ?
– Rendre l’information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs quelques soit leur lieu de travail,
– Limiter au maximum la circulation des documents papier afin d’éviter la perte des données,
– Rassembler dans un unique dossier informatisé l’ensemble des documents papier et électroniques disséminés dans toute votre organisation,
– Eviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour,
– Sécuriser le stockage et l’accès aux documents/dossiers…
Le principe de fonctionnement de Xerox DucoShare :
Opter pour DocuShare, c’est :
Accéder à votre information
Consulter vos documents de n’importe où et de façon sécurisée, pour que celui-ci vous accompagne où que vous soyez.
Numériser simplement
Etape 1 : Placer un document dans l’imprimante
Etape 2 : S’identifier et sélectionner la destination
Etape 3 : Indexer rapidement les données des documents
Etape 4 : Lancer la numérisation en appuyant sur un simple bouton
Enregistrer vos différents documents
Pas seulement depuis un ordinateur, mais aussi depuis un mail avec pièce jointe, une application métier, etc.
Rassembler votre information
L’ensemble des documents dont j’ai besoin sont accessibles dans le référentiel unique Xerox DocuShare.
Je ne peux consulter que les documents qui me concernent.
Notifier vos utilisateurs
Envoyer un message automatique dès la réception d’un nouveau document, pour plus réactivité.
Collaborer efficacement
Worklow – Mettre à disposition l’ensemble des informations afin d’entamer un circuit de validation des documents.
Versionning – Gérer les modifications successives des documents pour plus de traçabilité.
Signer vos documents à distance
Les documents que je dois envoyer à l’extérieur sont signés électroniquement et certifiés !
Les documents que je dois contractualiser avec mes partenaires externes (clients, intérimaires, etc.) le sont de manière dématérialisée.
Comment alimenter ma base documentaire ?
Depuis ConnectKey pour DocuShare
A partir du panneau de commande du copieur, l’utilisateur :
– S’identifie en saisissant son login (nom, mot de passe)
– Sélectionne la collection de destination pour l’archivage
– Place son document dans le chargeur du copieur
– Lance la numérisation en tapant le bouton
Depuis DocuShare Drive
Enregistrer et ouvrir les fichiers directement à partir de l’ordinateur en utilisant l’explorateur de fichiers Microsoft Office ou n’importe quelle autre application.