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La dématérialisation dans une société de transport
chaque année
Notre client a fait appel à nous pour répondre à des problématiques liées à l’archivage et à la recherche de documents. Leurs archives étant centralisées dans un bureau, de nombreux déplacements étaient nécessaires pour rechercher et trouver les différents documents administratifs. Avec plus de 1500 factures fournisseurs chaque année, il leur a semblé nécessaire de mettre en place un système de validation de ces factures afin de procéder plus aisément aux paiements.
La solution GED Zeendoc a permis de mettre en place l’archivage des documents papier et numérique de l’entreprise dans une seule base documentaire que 3 personnes utilisent quotidiennement. Plusieurs classeurs de factures ont été paramétrés en tenant compte de l’organisation de l’entreprise : classeur factures à valider par la direction, par la DAF, factures à payer, factures litigieuses et un classeur pour la gestion du parc de véhicules. Un système de tampons a été instauré en respectant la manière interne de fonctionner pour verrouiller le parcours de validation. Dans un premier temps nous avons géré nos factures fournisseurs qui représentent 1440 par an et depuis un an la facturation client, 3000 par an (environ 85% ce jour).
Zeendoc a facilité le système de validation des factures fournisseurs, la recherche des documents et l’envoi des factures clients. Directrice Administrative et Financière de la société
Selon les retours que nous avons obtenus, la mise en place et le déploiement de la solution GED Zeendoc a été très simple. Les différents collaborateurs ont trouvé la solution apportée fiable et intuitive, allant jusqu’à noter une véritable amélioration dans le travail quotidien vis-à-vis du traitement des factures fournisseurs et clients.
Parmi les améliorations notables on retrouve :
La dématérialisation de l’envoi des factures clients (environ 3000 par an)
Leur permet de suivre efficacement, d’être payé plus rapidement et de faire un suivi du recouvrement.
L’archivage des documents simplifié améliorant ainsi le temps de recherche
Plus de nécessité de se déplacer entre les bureaux pour mettre la main sur une facture.
Une amélioration notable de la gestion
Du parc de véhicules, la centralisation des documents relatifs à un véhicule et l’envoi automatisé vers le logiciel métier.
En parallèle de ces améliorations nous avons eu comme retour un gain de temps non négligeable sur la saisie des factures, mais aussi la manipulation et la recherche de documents. Des économies sur les frais postaux (-70%) ont aussi pu être réalisé grâce en partie à la dématérialisation des factures, un gain financier conséquent. La solution apportée a permis à la société Hirsch et ses collaborateurs de se connecter à distance mais aussi de donner des accès pour consultation à des tiers autorisés.